Tag-Archiv für 'Ratsinformationssystem'

Anbei der Zwischenbericht der Stadt Kiel zur Anfrage ‘Veröffentlichung der Ortsbeiratsunterlagen im Ratsinformationssystem’:

Auszug aus der Ortsbeiratssitzung Gaarden vom 11.02.09:

9. Veröffentlichung der Ortsbeiratsunterlagen im Ratsinformationssystem

Folgender Antrag an die Verwaltung wird einstimmig beschlossen:

Die Verwaltung möge prüfen, inwieweit es möglich ist, die Unterlagen, die die
Beiräte in Gaarden mit dem Postversand erhalten, gleichzeitig im
Ratinformationssystem einzupflegen. Nachversand und wenn möglich
Tischmaterial mögen mit einbezogen werden. Ausgenommen sind ausdrücklich die
Schriftstücke die nur für Vorsitzende/n und Stellvertreter/in bestimmt sind
und/oder im nichtöffentlichen Teil behandelt werden.

Begründung:

Mehrfach äußerten Bürger/innen den Wunsch an mehr Hintergrundinformationen
über im Beirat behandelte Themen. Zudem muss festgestellt werden, dass durch
Postverzögerungen Beiräte erst verspätet ihre Unterlagen erhielten. Mit der
Einstellung im Ratsinformationssystem könnten sowohl diese Missstände
behoben, als auch die Bürger/innenbeteiligung erweitert werden.

Für den Beirat Gaarden
Sven-Olaf Stolze
Die.Linke.Gaarden

——————————————————————-
(Zwischenbescheid)

Der vom Ortsbeirat Gaarden im Februar 2009 gestellte Antrag berührt vom
Grundsatz her Verfahrensweisen, die in den Geschäftsordnungen für
Ausschüsse/Ratsversammlung und für Ortsbeiräte geregelt sind.

Mit Bezug auf ähnlich lautende aktuelle und bereits in der Vergangenheit
gestellte Anfragen und Anträge mehrerer Ortsbeiräte zur ’Intensivierung der
Informationen der Bürgerinnen und Bürger’/’Einbindung der Ortsbeiräte in das
Ratsinformationssystem’ hat die Stadtpräsidentin als Vorsitzende des
Sonderausschusses zur Überarbeitung und Neufassung der Hauptsatzung und der
Geschäftsordnung für die Ratsversammlung und die Ausschüsse vorgesehen,
dieses Thema im Zusammenhang mit der abschließenden Beratung der Neufassung
der Geschäftsordnung Ortsbeiräte zu erörtern.
Da zwischenzeitlich alle Beschlüsse der Ortsbeiräte zur Geschäftsordnung
vorliegen, wird hierzu nach der Sommerpause ein neuer Termin des
Sonderausschusses anberaumt werden.

Der Antrag vom Februar blieb bislang unbeantwortet, weil hier davon
ausgegangen wurde, dass der Ortsbeirat sein Anliegen in die Stellungnahme zur
Neufassung der Geschäftsordnung Ortsbeiräte einbeziehen würde.
Da dies in dem am 13.05.09 gefassten Beschluss zur Geschäftsordnung
unterblieben ist, wird nun um Erläuterung gebeten, was der Ortsbeirat konkret
darstellen möchte.
Es dürfte unstrittig sein, dass mehrere parallel bestehende
Internet-Darstellungen für die Ortsbeiräte weder beabsichtigt sind noch der
Überschaubarkeit der Arbeit dieses Gremiums dienen. Es wäre daher zunächst zu
klären, ob der Antrag dahingehend auszulegen ist, den bisherigen
Internet-Auftritt der Ortsbeiräte durch das Ratsinformationssystem ALLRIS zu
ersetzen.

Mit dem Ratsinformationssystem ALLRIS (RatsInfo), einem originär für Vorlagen
entwickelten System mit dezidiert geregelten Beratungsabläufen und
Zugriffsrechten, wird bisher ausschließlich über die öffentlichen Sitzungen
der Fachausschüsse und der Ratsversammlung informiert.

Würden die Ortsbeiräte in das RatsInfo integriert werden, wäre eine
eigenständige Darstellung ihrer Öffentlichkeitsarbeit (z.B.
Veranstaltungshinweise; Präsentation von Vereinen im Ortsbeiratsbezirk;
aktuelle Themen des Stadtteils), wie sie im Jahr 2000 bei der Einführung des
Internetauftritts von diesen gewünscht wurde und bis heute (von einigen)
unter www.kiel.de/ortsbeiraete auch gern genutzt wird, allerdings
ausgeschlossen.
Mit dem RatsInfo können ausschließlich von den zugriffsberechtigten
Geschäftsführungen nur die Sitzungen mit den jeweiligen Tagesordnungspunkten
erfasst werden. Die Einstellung der üblicherweise den Ortsbeiräten zugehenden
Unterlagen ist ohne das Vorhandensein eines zur Beratung anstehenden Punktes
nicht möglich.
Darüber hinaus benötigt die Einstellung von Unterlagen in das Internet, sofern
der Absender feststeht und das Dokument als Datei vorliegt, einen zeitlichen
Vorlauf von mindestens 24 Stunden, d.h. dass evtl. Nachversand und auf jeden
Fall das Tischmaterial noch gar nicht im Internet zur Verfügung stehen
können, wenn die Sitzung stattfindet. (Die Alternative, wegen der
Internet-Darstellung auf Nachversand und Tischmaterial zu verzichten, fand
bisher auch keine Zustimmung im Sonderausschuss).
Die in der Vergangenheit sporadisch wiederkehrenden Anträge auf Einbindung in
das RatsInfo wurden deshalb stets mehrheitlich abgelehnt.

Sollte der im Februar gestellte Antrag jedoch so zu verstehen sein, dass
Unterlagen ergänzend unter
www.kiel.de/ortsbeiraete eingepflegt werden sollen, muss geklärt werden, wer
im Ortsbeirat diese Aufgabe verantwortlich übernimmt (wie: die absendende
Fachverwaltung ermitteln und Unterlagen abfordern, diese für das Internet
aufbereiten und bei dem jeweiligen Ortsbeirat einstellen).

Weder stehen hierfür Mitarbeiter/innen in der Verwaltung zur Verfügung noch
haben die Ortsbeirats-Geschäftsführungen freie Kapazitäten, Infos aus und für
18 Ortsbeiräte redaktionell zu erstellen und zu bearbeiten.
Wegen der Vielzahl der Aufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des
Sitzungsdienstes, die alle mehrere Ausschüsse und/oder mehrere Ortsbeiräte
als Geschäftsführer/innen betreuen, wurde im Jahr 2000 bei der Einführung des
Internet-Auftritts der Ortsbeiräte einvernehmlich festgelegt, dass die
Geschäftsführungen lediglich Mitgliederlisten, Tagesordnungen und
Niederschriften in das Internet einstellen. Die Öffentlichkeitsarbeit und die
jeweilige Darstellung des Internet-Auftritts wurde – wunschgemäß! – von
vornherein den Ortsbeiräten selbst übertragen.

Weiter ist zu bedenken, dass mit stärkerer Ausrichtung auf das Internet Teile
der Bürgerschaft von der Kommunikation ausgeschlossen wären. Mehr Bürgernähe
sollte nicht primär durch elektronische Info-Kanäle gesucht werden sondern,
wie auch vom Gesetzgeber in der Gemeindeordnung beabsichtigt, durch den
Dialog mit den Einwohner/innen in den Ortsbeiratssitzungen.

Inwieweit die elektronische Bereitstellung zusätzlicher Unterlagen tatsächlich
mehr Einwohner/innen bewegt, sich in den Sitzungen vor Ort mit anderen
Betroffenen über Angelegenheiten ihres Stadtteils zu beraten, Anregungen zu
geben und Meinungen auszutauschen, ist zudem umstritten.
Die bisherigen Erfahrungen haben vielfach gezeigt, dass die Bereitschaft eher
sinkt, „wenn man vom Sofa aus“ die Informationen abrufen kann.
Mit freundlichem Gruß

Im Auftrag